Управление проектами в программе «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» для компании Энергия света

Описание кейса:

«`html
Компания «Энергия Света»

Компания «Энергия Света» занимается оптовой продажей электротехнического оборудования. Отдельным направлением деятельности компании является комплексное обеспечение объектов осветительным и электротехническим оборудованием. Такое обеспечение выполняется в рамках проектов.

Анализ типового функционала

После запуска и внедрения программы 1С:УТ+CRM в работу, мы вместе с проектным отделом компании «Энергия Света» провели анализ имеющегося в типовом решении функционала по управлению проектами. Оказалось, что типового функционала для удобной работы проектного отдела недостаточно. Поэтому вместе с руководителем проектного отдела заказчика мы разработали техническое задание и реализовали дополнительный функционал по управлению проектами.

Управление интересами клиентов и взаимодействиями

В программе 1С:УТ+CRM есть очень удобный механизм управления интересами клиентов. При ведении интересов программа позволяет фиксировать все взаимодействия с клиентами (телефонные звонки, встречи, электронные письма). Для проектов же такого функционала не предусмотрено. Поэтому первым делом мы реализовали возможность введения взаимодействий с клиентами по проектам.

• В справочник Проекты мы добавили вкладку взаимодействия, которая позволяет менеджерам спланировать новые взаимодействия с участниками проекта, отмечать факт выполнения запланированных взаимодействий, а руководителю проектного отдела отслеживать все взаимодействия по проектам.
• Для контроля взаимодействий по проектам и контроля просроченных взаимодействий мы разработали соответствующий отчет.

Контроль соблюдения сроков проекта

Следующим вопросом, который требовал автоматизации, был контроль соблюдения сроков проекта. Здесь надо уточнить, что все проекты в компании достаточно похожи и содержат обязательные стадии.

• Чтобы упростить создание новых проектов, мы сделали новый справочник Этапы проекта по умолчанию. Администратор компании заполнил в этом справочнике типовые этапы; при создании нового проекта менеджером эти этапы заполняются автоматически.

Теперь вернемся к вопросу контроля сроков проекта. Для этого отлично подходил типовой функционал программы 1С:УТ+CRM — бизнес-процессы.

• Вместе с руководителем проектного отдела мы разработали на бумаге, а после этого настроили в программе бизнес-процесс «Управление проектами», причем этот бизнес-процесс запускается автоматически, как только менеджер создает в программе новый проект.

Контроль выполнения этапов

Выполнение на каждом этапе бизнес-процесса обязательных действий менеджерами (то есть правильность оформления проекта) программа контролирует автоматически. Это возможно благодаря тому, что при проектировании бизнес-процесса можно на встроенном языке 1С прописать для каждого этапа условие его выполнения.

• Для Этапа 1. Сбор информации по проекту должен быть обязательно заполнен хотя бы один тип услуг и минимум два участника проекта, также должен быть прикреплен к проекту один файл (например схема объекта).
• Благодаря этому автоматически происходит изменение этапа в проекте, что позволяет находясь в проекте, отслеживать стадию работы по проекту.
• Это также позволило нам реализовать отчет Воронка проектов, который формируется по аналогии со всем известной воронкой продаж и позволяет нам понимать, на каких этапах работы с проектами возникают затруднения.

Расширение возможностей справочника Проекты

Далее, когда основные точки контроля были реализованы, мы приступили к расширению возможностей типового справочника Проекты:

• Добавили название и адрес объекта, причем программа автоматически контролирует, чтобы не было объектов с одним адресом.
• Добавили в проекты типы услуг. Менеджер указывает, какие типы услуг будут в конкретном проекте, руководитель утверждает их. Без утверждения проект дальше не идет. Программа также автоматически проверяет, чтобы даты по каждой услуге не выходили за границы дат проекта.
• Добавили статусы проекта и статусы объекта как дополнительную аналитику.

Проделанная нами работа позволила проектному отделу получить удобный инструмент для ежедневной работы с проектами, а руководителям отдела и компании дала удобный инструмент контроля.
«`