Настроили KPI и автоматизировали расчет премии по итогам выполнения плана для менеджеров в ООО «СИЭЛЭС ИНТЕРНЕШНЛ» с помощью «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)»

Описание кейса:

«`html
Решение задачи по автоматизации контроля KPI и начисления премий.

Сейчас всё большей популярностью пользуется функционал KPI — установка и мониторинг ключевых показателей эффективности работы организации. Каждая компания индивидуально определяет свои ключевые показатели. Чтобы отразить их в учёте, в программе «1С:Управления торговлей» есть несколько шаблонов: показатели выручки, рентабельности, задолженности и другие. Но для работы менеджеров важно не только отслеживать показатели KPI, но и устанавливать планы на каждого сотрудника.

KPI с установленным планом и премированием сотрудников по результатам его выполнения – это отличная система мотивации, к которой приходит всё большее число компаний. Установить целевые показатели и настроить планы для сотрудников можно с типовым функционалом «1С:Управления торговлей» — в подсистеме «Финансовый результат и контроллинг». Мы часто настраиваем целевые показатели нашим клиентам, помогаем разобраться с функционалом установки планов.

Однако типовой функционал не позволяет настроить премии сотрудникам по итогам значений KPI. Получается, что руководители в программе просто получают оценку, и уже «на листе бумаги» или в таблицах Excel идут все необходимые расчеты. Это дополнительное время и отсутствие единого информационного рабочего пространства.

ООО «СИЭЛЭС ИНТЕРНЕШНЛ» — оптовый продавец изделий, применяемых в медицинских целях. Перед ООО «СИЭЛЭС ИНТЕРНЕШНЛ» стояла задача премиального вознаграждения своих сотрудников по итогам работы в разрезе трех конкретных показателей (KPI). Два показателя являлись количественными, и в типовой конфигурации нет шаблонов для их настройки.

KPI, которые можно быстро настроить типовыми механизмами, так или иначе связаны с денежными показателями (рост выручки, показатели дебиторской/кредиторской задолженности, рост валовой прибыли). Для компании ООО «СИЭЛЭС ИНТЕРНЕШНЛ» был важен не только рост выручки и валовой прибыли, но и стояла задача оценивать продажи номенклатуры конкретных брендов в разрезе отгруженного количества по менеджерам. Именно это было сделано на первом этапе автоматизации — созданы собственные шаблоны вариантов анализа целевых показателей.

Шаг 1. Создание показателей и установка плана

Установка планов производится из рабочего места в подсистеме Финансовый результат и контроллинг → Целевые показатели → Варианты анализа целевых показателей.

• Целевой показатель Выручка — типовые настройки.

Шаблоны анализа целевых показателей «Выручка» — типовые, без каких либо доработок. В нашем случае мы настроили только отбор по менеджеру.

• Целевой показатель Количество номенклатуры — наша разработка. Данного показателя нет в типовых шаблонах, его разработали под потребности клиента.

Для указания показателей по количественному плану продаж также заведены на каждого менеджера персональные варианты анализа. Планы по количеству устанавливаем аналогичным образом, как и для выручки.

Шаг 2. Работа с внешним отчетом по оценке выполнения плана и расчета премии

Вторым этапом автоматизации премиального вознаграждения была разработка внешнего отчета, формирующего данные по результатам целевых показателей менеджеров. В типовом функционале 1С:УТ мониторинг целевых показателей имеет красивые и гибко настраиваемые по внешнему виду виджеты, которые показывают значения данных показателей, однако никакого премиального эквивалента для них нет, работа сотрудников может быть оценена только в контексте «выполнил-не выполнил» план.

Клиент хотел иметь готовый инструмент для оценки результатов работы в денежном эквиваленте, именно поэтому мы разработали отчет, который оценивает в % выполнение плана и рассчитывает сразу размер премии в соответствии с внутренними формулами, настроенными по системе KPI клиента.

В отчете можно изменять период (месяц), выбирать значение для индивидуального размера премии — предопределенные варианты в отчете, вводить размер индивидуальной премии вручную.

В текущей версии отчета заложены конкретные размеры премии, они есть в таблице с легендой перед основной таблицей отчета с показателями, формулы понижения или повышения премии в зависимости от процента выполнения планов по показателям. Всё это можно гибко поменять.

Как работать с индивидуальным признаком:

1. Либо устанавливаем курсор в поле на уровне группировки по менеджеру, двойной клик по полю «размер надбавки, руб», чтобы его активировать, и вводим с клавиатуры значение премии. После ввода нажимаем на клавиатуре «enter». Итоговая сумма премии пересчитается в колонке «премия»
2. Либо можем выбрать имеющиеся значения. Устанавливаем курсор в поле «Значение», правой кнопкой мыши открываем выпадающий список значений. 1 = 10000, 2 = 20000 и так далее.

После анализа всех показателей, установки индивидуального признака отчет можно сохранить в файл в различных форматах.

В результате мы:

• Настроили целевые показатели: выручка по менеджеру — типовой шаблон показателя;

«количество продаваемой номенклатуры определенных брендов» — наша разработка, так как в типовом функционале нет возможности работы с количественными показателями.

• Разработали свой внешний отчет, в который заложили алгоритмы и формулы клиента. Эти формулы можно гибко изменить под премиальную политику каждой компании. Этот отчёт по заданным параметрам рассчитывает размер премии по каждому сотруднику.
• Разработали специальную роль доступа для установки значений месячных планов для всех показателей – пользователи со специальными правами доступа могут устанавливать, изменять значения планов. Делать это можно в течение месяца и еще несколько дней по истечении месяца. После этого любая корректировка планов прошлых периодов становится недоступной.

Таким образом компания получила единое рабочее место и автоматизацию всего процесса премиального вознаграждения.

«`