Планирование встреч с клиентами
Тайм-менеджмент в современном мире стал одним из самых популярных инструментов для организации рабочего и личного времени. «Текучка» настолько поглощает все свободные ресурсы, что в таком потоке сложно с первого раза разобраться, что можно отложить, а что нужно было сделать «еще вчера».
Любой менеджер в своей работе оперирует понятиями жестких и гибких задач.
Жесткие задачи — это задачи привязанные к конкретному времени. Например, встреча с клиентом на его территории или внутреннее совещание с директором.
Если жесткую задачу не выполнить в назначенное время — она не будет выполнена в принципе.
Гибкие задачи — не привязаны к конкретному времени, но требуют выполнения к назначенному сроку. Например, отправить коммерческое предложение «к четвергу» или перезвонить клиенту в течение дня.
Гибкая задача может перейти в категорию жесткой, если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.
Календарь — это основное рабочее место для работы с жесткими задачами. Встречи всегда являются жесткими задачами для менеджера. Рассмотрим два основных сценария планирования встреч (более подробное описание по работе с Календарем читаем здесь).
Планирование внутренней встречи (на территории собственной организации)
Создадим внутреннюю встречу из Календаря:
Планирование внутренней встречи
Планирование внутренней встречи
По умолчанию вид Взаимодействия — Встреча, состояние — «Запланировано»:
Планирование внутренней встречи
Заполним:
- тему встречи (Тема);
- дату и время встречи (Когда).
Планирование внутренней встречи
При включенном признаке «На весь день» Встреча будет запланирована на весь день:
При включенном признаке 
будет открыта форма расписания для настройки периодичности Встречи:
Планирование внутренней встречи
Заполним место проведения Встречи (Где), которое используется при проведении встречи на собственной территории (например, для бронирования переговорных):
Планирование внутренней встречи
Ниже видно, что на данный день с 11–00 до 13–00 переговорная забронирована:
Планирование внутренней встречи<
Соответственно, время необходимо перенести. Выделим свободное время и нажмем Выбрать:
Планирование внутренней встречи
Будет установлено новое время и место проведения Встречи:
Планирование внутренней встречи
Ответственным за организацию автоматически устанавливается автор Встречи:
Планирование внутренней встречи
При необходимости ответственного можно переназначить, нажав на 
.
Ответственный автоматически появляется в списке Участников:
Планирование внутренней встречи
При заполнении клиента, с которым планируется встреча, в качестве контакта автоматически заполнится Основное контактное лицо. И данный контакт также появится в списке Участников:
Планирование внутренней встречи
При необходимости заполним более подробное описание планируемой Встречи, прикрепим файлы, настроим оповещения и укажем категорию:
Планирование внутренней встречи
Так же можем дополнить/изменить Дополнительные реквизиты. Например, можно привязать Встречу к Интересу или изменить Подразделение:
Планирование внутренней встречи
Добавим дополнительно Участников:
Планирование внутренней встречи
По кнопке Подобрать открывается форма подбора пользователей:
Планирование внутренней встречи
Подобрать пользователей можно по Подразделениям или по Группе пользователей:
Планирование внутренней встречи
В нижней части формы можно увидеть загрузку на конкретный день по выбранному пользователю:
Планирование внутренней встречи
При добавлении нового участника через данную форму можно увидеть его загрузку на указанный день, и, нажав кнопку Выбрать, добавить его в список Участников:
Планирование внутренней встречи
Планирование внутренней встречи
Также участников можно внести по кнопке Добавить:
- Участник — указывается клиент из справочника Клиенты и его контактное лицо.
- Пользователь — участник подбирается из справочника Пользователи.
- Физическое лицо — участник подбирается из справочника Физические лица.
- Заполнить по подразделению — добавить всех сотрудников подразделения из справочника Подразделения предприятия.
Планирование внутренней встречи
Все новые участники встречи добавляются со статусом 
, что означает «Может быть» придет:
Планирование внутренней встречи
После записи Встречи у сотрудников собственной организации в календаре появляется Встреча, которую необходимо подтвердить или отклонить.
Если сотрудник подтвердил встречу, его статус 
.
Если сотрудник отклонил встречу, статус 
.
Планирование внутренней встречи
Организатор встречи может самостоятельно указать статус участника (например, после телефонного звонка участнику):
Планирование внутренней встречи
Разошлем всем участникам Встречи письмо на указанный e-mail. Для этого следует нажать Отправить e-mail:
Планирование внутренней встречи
Планирование внутренней встречи
После заполнения необходимой информации, оповещения участников встречи и получения от них обратной связи, состояние Встречи можем перевести на «В работе»
Планирование внутренней встречи
К Встрече прилагается чек лист — те дела, которые должны быть выполнены, пока встреча находится в работе
Планирование внутренней встречи
Чек лист настраивается в Виде взаимодействия. Виды взаимодействий есть как предустановленные, так и есть возможность создать новый вид со своим чек листом:
Планирование внутренней встречи
После того, как чек лист отработан, система предложит завершить взаимодействие: в случае положительного ответа, Встреча будет переведена в состояние «Закрыто» и не будет отображаться в Календаре и на рабочем столе Мои дела участников встречи:
Планирование внутренней встречи
Планирование внешней встречи (на территории клиента)
Личная встреча с клиентом является эффективным каналом взаимодействия, но данный канал также является и наиболее трудозатратным. Поэтому важно управлять графиком и результативностью встреч с клиентами. Данная задача решается с помощью модуля «Журнал встреч». Модуль позволяет руководителю просматривать недельные планы встреч своих подчиненных, обсуждать планы в чате, согласовывать планы и контролировать их исполнение. Подробнее про данный модуль читаем здесь.
Создадим новый вид взаимодействия — Встреча на территории клиента
В новом виде заполним:
- наименование;
- назначение;
- вид события;
- признак планировать в журнале встреч (см. Журнал встреч);
- длительность встречи по умолчанию;
- баллы (используются для отчета «Мой автомотиватор»).
Планирование внешней встречи
Создадим шаблон и укажем обязательность/необязательность отметки при работе с чек листом:
Планирование внешней встречи
При выборе данного вида взаимодействия выводится соответствующий ему чек-лист:
Планирование внешней встречи
Внимание! Встреча не может быть переведена в состояние «Закрыто», если нет отметок напротив обязательных к заполнению полей в чек листе.
Заполняем необходимые параметры встречи, добавляем участников и прочую информацию (см. Планирование внутренней встречи):
Планирование внешней встречи
Встреча является внешней: происходит на территории клиента. Поэтому вместо Места проведения необходимо указать Адрес офиса, где будет проходить встреча.
Заполнить Адрес офиса можно двумя способами:
- выбрать заполненный до этого в карточке клиента Основной адрес для встреч:
Планирование внешней встречи
- или создать новый адрес при помощи Яндекс.Карт:
Планирование внешней встречи
Планирование внешней встречи
Планирование внешней встречи
Внимание! Создать адрес при помощи Яндекс.Карт возможно только с установленным ключом для доступа к API Яндекс.Карт (см. Подключение к Яндекс.Карты).
Все значимые поля Встречи заполнены, состояние Встречи можно переводить «В работе».
Далее работа осуществляется по аналогии со Встречей внутренней.