Внедрение решения «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» для автоматизации сквозных процессов продаж, закупки, сопровождения клиентов, внутреннего документооборота, а также управления продажами в ГК “Трейдомед инвест”

Описание кейса:

«`html
Основная деятельность компании «Трейдомед Инвест»

«Трейдомед Инвест» является эксклюзивным дистрибьютором в России и странах СНГ известных фирм-производителей медицинского оборудования, расходных материалов и микрохирургических инструментов:

• SCHWIND (Германия)
• MORIA (Франция)
• IRIDEX (США)
• Optovue (США)
• OD-OS (Германия)
• C.S.O. (Италия)
• Geuder (Германия)
• Valon LASERS (Финляндия)
• CenterVue (Италия)
• i-Optics (Нидерланды)
• Rapid Pathogen Screening (США)
• TearLab (США)
• IROC Innocross (Швейцария)
• EndoOptiks (США)
• MEDA (Китай)
• ARCADOPHTA (Франция)
• Network Medical (Великобритания)
• VSY Biotechnology (Нидерланды)
• METROVISION (Франция)
• VRmagic (Германия)

Успешно сотрудничая с такими фирмами, как Keeler (Великобритания), OPTOTEK (Словения), HAI Laboratories (США), Ocular Instruments (США), F.I.S.O. (Италия), UNICOS (Корея) и другими, компания «Трейдомед Инвест» предлагает самый полный спектр диагностического, хирургического оборудования, расходных материалов и микрохирургических инструментов, программное обеспечение, обучающие симуляторы для офтальмологии.

Опыт сотрудничества с российскими клиниками

Опыт многолетнего сотрудничества с лучшими российскими клиниками, такими как:

• ГУ МНТК «Микрохирургия глаза» им. акад. С. Н. Федорова и его филиалы
• Московский НИИ глазных болезней им. Гельмгольца
• НИИ глазных болезней РАМН
• Московская офтальмологическая клиническая больница
• лечебно-профилактические учреждения Медицинского центра Управления делами Президента РФ
• ОАО «Газпром»
• система офтальмологических клиник «Эксимер»

и другие позволяет учитывать пожелания врачей. В то же время «Трейдомед Инвест» видит свою главную задачу в том, чтобы обеспечить специалистов оборудованием последнего поколения, соответствующего современным стандартам лечения.

Участие в мероприятиях

С этой целью «Трейдомед Инвест» постоянно участвует в офтальмологических съездах, научно-практических конференциях и выставках, проходящих в России и за рубежом. Компания старается внести свой вклад в развитие новых медицинских технологий, в поддержку отечественной медицинской науки. Оборудование, поставляемое фирмой «Трейдомед Инвест», зарегистрировано Министерством здравоохранения РФ, имеет Сертификаты безопасности Госстандарта РФ и эксплуатационную документацию на русском языке.

История компании

Как возникла идея об автоматизации? Деятельность ГК «Трейдомед инвест» ведет свой отсчет с 1992 года. Уже более 27 лет компания поставляет медицинское оборудование и комплектующие своим клиентам по всей России, а также в страны СНГ.

Ранее в компании был налажен и выстроен оперативный и управленческий учет. Но учет по работе с клиентами и учет сделок велся «на коленках» (во внешних файлах Excel и блокнотах). Отсутствовала возможность связать действия сотрудников внутри системы в сквозной процесс.

Что было сделано?

Для решения задач был приобретен модуль CRM версии 2.0 и встроен в решение «1С:Управление торговлей 11.2». Первая попытка автоматизации процессов провалилась. Причины:

1. Было принято политическое решение использовать исключительно типовые функции модуля CRM без доработок (использовать типовую систему без учета специфики компании было неверно).
2. Старый функционал CRM (версии 2.0) не удовлетворял запросам сотрудников и ключевых лиц компании и не решал поставленные задачи. Любая автоматизация требовала дорогостоящих доработок (так как требовала разработку с нуля). Использование карт маршрутов для выстраивания сквозных процессов только усугубляло бюрократию и увеличивало время обработки каждой сделки.

Для повторного проекта по автоматизации было выбрано решение УТиВСК 3.0 (обновлена рабочая база до актуального на тот момент релиза). Оно удовлетворяло самому главному требованию — наличие методологически готового блока по ведению продаж (сценарии продажи) в связке с бизнес-процессами (картами маршрутов с автоматической постановкой задач по карте на ответственных).

На момент запуска проекта уже функционировал обмен с «1С:Бухгалтерией предприятия 3.0». Одной из задач было не потерять обмен, а также оставить возможность обновления УТиВСК. Поэтому было принято решение активно использовать механизм расширений, триггеров, а также по минимуму дорабатывать типовой функционал (если типовой не подходит, то создаем новые объекты). Все это позволяет проводить обновление базы на актуальный релиз за короткий срок.

Результаты проекта

Основными результатами проекта являются:

• Создание ЕИС (единый список клиентов, единый список сделок (обычные, тендерные, сервисные), все взаимодействия с клиентами внутри ЕИС, общие и личные календари, все задачи в базе (по внутренним и внешним процессам), финансовые и управленческие отчеты из базы);
• Создание сквозного pipeline процесса, который охватывает этапы от фиксации обращения до подписания финансовых документов по сделкам (автоматизированы порядка 5-ти процессов и 3-х сценариев работы, которые охватили все процессы работы компании);
• Внедрение документооборота компании по сделкам (договоры, отчетные документы и дополнительные файлы) внутри системы УТиВСК;
• Расширение карточки сделки для привлечения сторонних исполнителей и дополнительного персонала к процессу продажи (продакт-менеджеры, клиентский отдел, секретариат, руководители всех подразделений компании);
• Разработан процесс по работе с долей в клиентах, который позволит увеличить объем продаж по существующим клиентам (сюда же входит ведение справочника «Оборудование клиентов» как нашего, так и чужого);
• Сокращено время на формирование печатных форм договоров за счет автоматизации процесса их заполнения с получаса до 3-х минут;
• Создан и настроен единый календарь работы сотрудников (для внутреннего и внешнего использования);
• Настроены блоки отчетов для анализа деятельности компании (контроль руководителей за работой сотрудников, финансовые показатели (в том числе себестоимость продаж), анализ клиентов, анализ обращений, воронки продаж с причинами отказов, анализ эффективности сделок и многое другое);
• Настроена автоматическая рассылка отчетов для руководства (по основным показателям работы компании);
• Интеграция телефонией;
• Создание Дашборда для руководства с целью быстрого анализа деятельности компании в удобном и наглядном виде;
• Интеграция со сторонними мессенджерами для рассылок и автоматической фиксации источников обращения: WhatsApp и др.;
• Сокращение количества сторонних файлов, используемых для повседневной работы.

Экономический эффект от внедрения

Сокращение потери информации по клиентам и сделкам: 40%;

Сокращение времени на контроль исполнительской дисциплины: 30%;

Ускорение обработки заказов: 50%;

Увеличение скорости передачи информации между подразделениями: 60%;

Сокращение трудозатрат в подразделениях: 50%;

Ускорение получения управленческой отчетности: 80%;

Ускорение получения регламентированной отчетности: 70%;

Сокращение времени на возврат документов по клиентам: 30%

«`