Автоматизация учета с помощью ПП «1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» в ООО «Развитие»

Описание кейса:

«`html
Комплексная поставка нерудных материалов

Компания ООО «Развитие» осуществляет комплексную поставку нерудных материалов. Отгрузки производятся вагонами, баржами, автотранспортом. Благодаря обширной географии карьеров, Компания поставляет инертные материалы в любую точку России.

Автоматизация учета

Автоматизация учета в компании ООО «Развитие» выполнена с помощью программного продукта «1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)».

Необходимо было вести оперативный учет по заказам клиентов с детализацией по закрепленным менеджерам за клиентом и поставщиком. Также необходимо было видеть в какой точке исполнения находится заказ клиента. Специалистами «1С-Рарус» разработан механизм резервирования объема номенклатуры на карьерах и оперативный расчет себестоимости.

При работе с карьерами России, Карелии, Белоруссии и Северного Кавказа необходимо учитывать цены нерудных материалов по карьерам, способы доставки с учетом тарифов железных дорог и условий доставки при использовании своих подвижных составов (вагоны) и чужих вагонов. На основании 1С:Управление торговлей реализован автоматический подбор условий для клиента по лучшей цене, с возможностью отслеживания заказа.

Автоматизация учетных задач

Внедрение программного продукта позволило автоматизировать следующие учетные задачи:

• Оперативный учет
• Система показателей работы менеджеров
• Интеграции с другими учетными системами
• Автоматическое определение выбора карьера для клиента
• Отслеживание вагонов в 1С в реальном времени
• Отображение клиента на Гугл-Картах

Модификация документа «Заказ клиента»

Специалистами «1С-Рарус» модифицирован документ «Заказ клиента». В документе менеджером выбирается:

• клиент (с заполненным адресом доставки)
• номенклатура
• тип и собственник вагонов

Затем автоматически происходит расчет коммерческого предложения (далее КП). КП может быть с несколькими вариантами, которые отличается ценой и сроком доставки. Цена состоит из стоимости номенклатуры конкретного карьера и стоимости доставки.

Интеграция с другими системами

Для выполнения этого расчета в конфигурацию подгружается из других систем:

• база всех станций РЖД
• стоимость тарифов перевозчиков по ж/д
• стоимость номенклатуры по карьерам
• какой объем предоставляет карьер
• ближайшие по расстоянию карьеры

Бизнес-процесс от заказа до реализации

На основании выбранного оптимального варианта из документа «Заказ клиента» происходит следующее:

1. Для клиента печатается «Коммерческое предложение».
2. Запускается разработанный бизнес-процесс (далее БП), который проходит через все отделы: закупки, продажи, логистика, бухгалтерия, юристы и генеральный директор.
3. БП стартует в отделе продаж на основании документа «Заказ клиента» и поступает в юридический отдел или к генеральному директору на согласование, в зависимости от доходности конкретного КП.

4. Если уровень доходности соблюдается, то генеральный директор не согласовывает, и БП переходит в юридический отдел. Сотрудники юридической службы проверяют наличие договора и его условий, после проверки акцептуют и БП поступает в отдел закупок.

5. Отдел закупок должен выкупить зарезервированный объем номенклатуры. Соответственно сотрудники отдела закупок после оформления закупки акцептуют процесс.
6. Далее БП идет в отдел логистики, они курируют процесс доставки.
7. Когда товар доставлен заказчику, отдел логистики подтверждает этот факт, и БП переходит в бухгалтерию.
8. В бухгалтерии сотрудники оформляют реализации и отслеживают платежи.
9. После этого БП переходит сотруднику, отвечающему за получение оригиналов документов. БП завершается, когда получены оригиналы документов, и сделка считается полностью закрытой.

Дополнительно реализованные механизмы

Дополнительно реализовано следующие механизмы:

• для сотрудников отдела логистики добавлена возможность отображения на гугл-картах местонахождения заказчика при вводе его адреса в систему;
• механизм оповещения клиентов по смс и/или почтой о местонахождении их заказа (вагонов) в режиме реального времени через обмен со сторонним сервисом;
• реализован отчет для онлайн отслеживания бизнеса компании. Отчет отображает:
• все текущие отгрузки;
• себестоимость заказов;
• вознаграждения операторов и менеджеров;

Эффект от внедрения автоматизированной системы учета

Эффект от внедрения автоматизированной системы учета:

• Ускорился процесс принятия заявок от клиентов и выставления им КП в 5 раз;
• Увеличилась точность расчетов по КП — выдается самая оптимальная стоимость отгрузки;
• Появилась возможность контролировать статус и время выполнения заявки клиента от заказа до реализации, благодаря сквозному бизнес-процессу;
• Руководитель получил возможность контролировать бизнес в реальном времени;
• Повысилась прозрачность управленческого учета;
• Увеличилась лояльность клиентов, благодаря возможности отслеживания своего состава по заказу.

«`