Автоматизация работы с договорами в компании «ПластИнжиниринг»

Описание кейса:

«`html
Информация о компании

Наша компания ООО «Пласт Инжиниринг» занимается производством и реализацией крупногабаритных изделий из пластмасс различных по назначению емкостей от 100 до 25 000 литров. Для продажи продукции организованы филиалы в городах:

• Москва
• Самара
• Пермь
• Казань
• Екатеринбург
• Санкт-Петербург

Также продукция реализуется через дистрибьюторскую сеть.

Проблематика

При росте объема продаж мы столкнулись с увеличением времени менеджеров на подготовку отгрузочных документов. Больше всего времени у менеджеров занимала подготовка договоров. Учет нумерации договоров велся в тетради, а сами договора готовились в распространенном текстовом редакторе. Вследствие ручного ввода возникали ошибки, связанные с «человеческим фактором». После распечатывания договора сканировались, ставилась подпись, печать и документы отправлялись клиентам на электронную почту.

Решение проблемы

Мы обратились к нашим партнерам в компанию «Правильные Решения», которые обслуживают наши программы 1С и поделились проблемами. Немного доработав программу «1С:CRM» под нашу специфику — они разработали печатную форму договора. Теперь договор можно распечатать напрямую из программы, что значительно упрощает процесс подготовки договора. Для менеджеров составили инструкцию, а также настроили отправку электронной почты из 1С.

Результат

В результате мы отказались от бумажной тетрадки, в которой раньше вели учет договоров — нумерация сейчас ведется автоматически в программе 1С. Менеджеры отправляют готовый договор из 1С на e-mail клиента с подписью и печатью, что существенно экономит время на выполнение «рутинных» операций.

«`