Автоматизация бизнес — процессов компании «ТоргзЗнакСервис» на базе ПП «1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)»

Описание кейса:

**О компании**

ООО «ТоргЗнакСервис» — компания, специализирующаяся на производстве и реализации санитарно-технических изделий, разработанных специально для российского рынка. На сегодняшний день компания «ТоргЗнакСервис» выпускает сантехническую продукцию широкого ассортимента под собственными торговыми марками.

Товарный ассортимент включает в себя два направления:

• сантехника бытового назначения;
• сантехника, предназначенная для применения в системах инженерных коммуникаций.

Для развития производственных мощностей, часть продукции, разработанной конструкторами, технологами и дизайнерами компании, производится на заводах предприятий-партнеров. При этом все изделия проходят тщательный контроль производства на всех этапах. Система менеджмента качества компании «ТоргЗнакСервис» получила Сертификат соответствия требованиям международных стандартов ISO 9001.

**Почему задумались об автоматизации?**

Компания торгово-производственная, а значит во главе угла всегда будет автоматизация торговых бизнес-процессов, а именно:

• построение системы планов продаж;
• управление доставкой;
• расходы;
• реализация;
• отчеты по прибыли и взаиморасчеты с поставщиками.

Для сотрудников компании и руководства требуется автоматизация коммерческого управления, финансового управления, склада и бухгалтерии. Также важно не просто автоматизировать систему, а сделать ее понятной и доступной в эксплуатации.

В частности состав и реквизиты справочников, документов, регистров хранения информации, сервисных функций и регламентных операций УТ+CRM, ред. 3.0 должны быть дополнены и изменены в объеме, необходимом для реализации функциональных требований. При этом приоритетным способом является дополнение типовой конфигурации требуемыми функциями, с сохранением в неизменном виде штатных программных объектов УТ+CRM, ред. 3.0. Такой приоритет установлен для менее затратного обновления типовой конфигурации УТ+CRM, ред. 3.0 в будущем.

Целями создания автоматизированной системы является:

• автоматизация бизнес-процессов подразделений Компании;
• повышение эффективности торгово-хозяйственной деятельности Компании;
• повышение производительности труда подразделений Компании.

**Что было сделано**

**Коммерческое управление**

1. **Доработка документа «Заказ клиента»**

• Функционал управления «Резервированием товаров»
• Функционал установки количества дней резервирования товара
• Внешняя регламентная обработка «Закрытие резервов»
• Закрытие просроченных резервов по заказам покупателей
• Оповещение менеджеров о скором закрытие заказов клиентов
• Функционал вывода информации о наценки и валовой прибыли
• Функционал вывода информации по заработной плате менеджера
• Функционал отражения дополнительных расходов
• Управление доставкой и включение стоимости доставки
• Функционал отображения истории цен клиентов (отчет)
• Функционал вывода детальной информации по доступности товара
• Вывод информации по клиенту. Страница Инфо
• Функционал согласования
• Для менеджеров по продажам запрет изменения даты в заказе клиента
• Печатные формы: Счет на оплату, Спецификация, Спецификация для РБ

Доработка позволяет менеджерам оперативно получать и обрабатывать информацию по заказам клиентов, также получать отчеты по истории цен, доступности товара, расходах и самому клиенту. Менеджер владеет полной информацией и может с кнопки получать отчеты, быстро принимать решения и обрабатывать заказы.

2. **Управление доставкой**

• Доработки документа Заказ клиента, вкладка «Доставка»
• Доработки документа «Задание на доставку» (Доставка)

Доработка документа Заказ доставки позволяет менеджеру формировать задания на доставку по каждому заказу с помощью нажатия нескольких кнопок, что существенно экономит время на эту работу.

3. **Подсистема «Дополнительные расходы»**

• Разработка нового регистра накопления «Дополнительные расходы»
• Доработка документа «Реализация товаров и услуг» — добавление таб. части «Дополнительные расходы» и формирование движений по регистру «Дополнительные расходы»
• Формирование закрывающих движений по регистру «Дополнительные расходы» кассовыми документами
• Разработка внешнего отчета «Допрасходы за период»

Доработка подсистемы «Дополнительные расходы» позволяет видеть расходы по заказам во временном срезе и принимать эти сведения к аналитике.

4. **Подсистема расчета ЗП менеджеров и итоговых показателей предприятия**

• Разработка нового регламентного документа «Итоги месяца»
• Перенос обработки «Расчет ЗП МОП по категориям» и адаптация ее под новый регламентный документ.
• Разработка внешнего отчета «ЗП менеджеров продаж»
• Разработка внешнего отчета «Оперативные плановые фактические показатели по Брендам»

Подсистема позволяет видеть итоги работы по месяцам в динамике, проводить сравнительный анализ и разрабатывать стратегию роста. Отчеты по зарплатам дают возможность понимать эффективность работы менеджеров продаж и видеть тех, кто существенно выделяется в положительную или отрицательную сторону.

5. **Доработки документа «Реализация товаров и услуг»**

• Внешняя печатная форма «Фактор УПД»
• Внешняя печатная форма «Акт отгрузки»
• Внешняя печатная форма «Пропуск»

Доработка печатных форм позволяет владеть полной информацией по реализации товаров и услуг во временном срезе, видеть отгруженный товар и тот, с которым еще требуется провести работу.

6. **Подсистема «Планы продаж»**

• Разработка документа «План продаж за месяц МОП»
• Разработка отчета «План продаж на месяц»

Разработка подсистемы Планы продаж позволяет менеджерам и руководителям отделов строить планы по продажам и видеть их исполнение, сравнивать реальный объем продаж по месяцам с планом.

7. **Отчеты/Продажи**

• Разработка внешнего отчета «Продажи»
• Разработка внешней обработки «Установка ограничений партнеров по основным менеджерам»

8. **Внешний отчет «Объем продаж и валовая прибыль»**

• Модификация типового отчета «Валовая прибыль» под учет дополнительных расходов

9. **Внешняя обработка «Загрузка цен из экселя»**
Данные отчеты и обработки помогают руководителям отделов продаж, коммерческому директору и генеральному директору видеть информацию по продажам и прибыли и принимать управленческие решения.

**Финансовое управление**

• Документ «Заявка на расходование ДС»
• Подсистема «Статистика»
• Разработка документа «Предоставление статистических справок»
• Разработка документа «Статистическая справка ТС»
• Функционал согласования документа «Лимиты расхода денежных средств»
• Подсистема «Проблемы в документах»
• Разработка внешнего отчета «Проблемы в документах»
• Разработка нового документа «Оплата расходов по импорту»
• Разработка внешнего отчета «Белоруссия»
• Разработка внешнего отчета «Платежи клиентов по банку»
• Разработка внешнего отчета «Платежи контрагентам ВЭД (119)»

Разработка данных подсистем, документов и отчетов позволяет видеть финансовую составляющую бизнес-процессов, анализировать проблемы в документах и оперативно принимать решения по ним, а также понимать кто из клиентов платит вовремя, а с кем нужно проводить дополнительную работу.

**Склад**

• Обнаружение брака на складе
• Приход брака от клиента
• Приход брака от клиента на обмен
• Приход брака от поставщика

Работа со складом позволяет классифицировать и анализировать бракованный товар по категориям и вовремя устранять проблемы с товаром.

**Бухгалтерия**

• Переход с 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 2.0 на 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Первичная синхронизация данных между конфигурациями 1С:УТ+CRM ред 3.0 и 1C:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Настройка постоянной синхронизации между двумя конфигурациями 1С:УТ+CRM ред 3.0 и 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
• Перенос дополнительных обработок
• Разработка внешней обработки «Устранить минуса»
• Разработка внешней обработки «Увеличить цены по контрагенту и модели в ПН и РН»
• Разработка внешней обработки «Встречная задолженность»

Доработка 1С:Бухгалтерии и создание внешних обработок по ценам и минусам позволяет бухгалтеру минимизировать ручной труд, выполнять свои задачи быстро и без ошибок.

**В результате получено**

Для коммерческого управления есть следующие преимущества:

• В систему добавлена константа «Количество дней резервирования товаров» — тип Число. Данная константа позволяет управлять сроком резервирования товаров, сейчас это 3 дня, в будущем это будет 5 и т.д. дней. При установке флага «ЗаказОплаченПолностью» срок резервирования должен увеличиваться до 30 дней. Что создает для клиента выгодные условия по срокам оплаты. И мы получаем лояльных клиентов, которые ценны для любого бизнес.
• За день до автоматического снятия резерва, ответственным менеджерам за клиентов приходит оповещение о заказах, подлежащих закрытию. И у менеджеров есть возможность оперативно связаться с клиентами и напомнить о резерве, чтобы не потерять заказ.
• Для коммерческого, финансового директоров и пользователя с полными правами выводится отчет о наценке и валовой прибыли, что позволяем им быть в курсе всех финансовых операций.
• Функционал вывода информации о потенциально начисленной заработной плате менеджеру по продажам отражает сколько процентов он получает от продажи с каждого продукта. Таким образом, можно планировать зарплату этой категории сотрудников.
• Функционал отражения дополнительных расходов показывает комиссионные, допкомиссии и другие статьи расходов по заказу клиентов.
• Дополнительный функционал управления доставкой в документе «Заказ клиента» позволяет включить и исключить некоторые суммы и отразить их при выводе информации по наценке и валовой прибыли в счете.
• В зависимости от варианта оплаты доставки, сумма доставки включается в стоимость товаров, как наценка на товар, либо уменьшает сумму валовой прибыли, наценки и зп, пропорционально стоимости товаров.
• Доработанный функционал История цен клиентов, Информация по доступности товара позволяет менеджерам не терять клиентов, а предлагать им замену в случае отсутствия товара или зарезервировать товар при его наличии.

В новой системе разработан следующий функционал:

• Вывод информации об общем долге/авансе покупателя
• Условия продажи из соглашения с клиентом — предоплата/пост оплата, срок кредита и т.д.
• Информация о состоянии текущего заказа — на какую сумму еще осталось отгрузить
• Информация о готовности состояния заказа к отгрузке.

Все это помогает видеть полную картину по клиентам, движению товара и контролировать бизнес-процессы, принимая своевременные управленческие решения.

Работа по управлению доставкой позволяет видеть за чей счет идет доставка и оперативно формировать задание на доставку в случае, если она за счет компании.

В новой системе регистр накопления «Дополнительные расходы» может на любой момент времени получить таблицу с начальными и конечными остатками, а также учитывать выплаты по начисленным дополнительным расходам.

Доработка документа «Реализация товаров и услуг» позволяет определять реальную наценку в процессе согласования счёта/заказа руководителем и анализа прямых расходов на отгрузку в различного рода отчётах системы.

Подсистема «Планы продаж» помогает фиксировать планы продаж в разрезе менеджера и организации в суммовом учете по отечественному и импортному товару, ежедневного вывода отчета для менеджера по исполнению плана продаж в виде отчета.

Отчет «МесячныйПланПродаж» имеет параметр «На дату», позволяющий получить срез данных на определенный момент времени. Также, благодаря СКД, возможно построить дополнительные пользовательские отборы.

Отчеты по валовой прибыли и себестоимости недоступны пользователям, так как это не их компетенция, а доступны управляющему составу.

**Для финансового управления есть следующие преимущества:**

• Созданы документы «Статистическая справка», «Лимиты расхода денежных средств» для согласования распределения финансов.
• Подсистема «Проблемы в документах «позволяет регистрировать проблемы в документах «Приходная накладная» и «Расходная накладная» по нажатию кнопки «Проблемы» на панели навигации.
• Внешний отчет «Платежи контрагентам ВЭД (119)» показывает полную картину по взаиморасчётам в разрезе конкретных заказов/Заказ, логистика, конвертация, поставщик, партнёр, курс, состояние оплаты, статус оплаты. Анализ состояния заказов отражает полный финансовый цикл заказа.

**Для склада есть следующие преимущества:**

• Обнаружение бракованного товара, выяснение причины брака и перемещение его с основного склада на склад брака позволяет вовремя списать товар ненадлежащего качества и заменить его на другой.
• Также сделана настройка постоянной синхронизации между двумя конфигурациями 1С:УТ+CRM ред 3.0 и 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 для избежания дублей и обмена данными.