Формирование плана продаж

Процесс планирования продаж является процессом формирования единой цели для коммерческой организации. При этом в конкретной организации данная цель будет достигаться различными участниками в соответствии с организационной структурой и видами деятельности. Без планирования и оперативного отслеживания продаж руководители разных уровней не могут должным образом влиять на итоговый результат и своевременно реагировать в случае изменения конъюнктуры рынка и финансовых показателей.

Формирование плана продаж и дальнейшее его выполнение является обязательным инструментом управления продажами. На практике же, руководители часто оперируют только фактом совершенных продаж и не уделяют должного внимания процессу планирования и прогнозирования этих продаж. Тем самым существенно ограничивая свои возможности по управлению, а значит увеличению суммы продаж.

Вот почему в решениях 1С:CRM формированию плана продаж выделено отдельное рабочее место, а также предложена методика прогнозирования поставленных планов продаж.

Планирование продаж с прогнозированием — как выглядит процесс?

Схема процесса планирования с прогнозированием

Для наглядности рассмотрим планирование продаж в организации, которая занимается продажей расходных материалов к принтерам как в розницу (b2c), так и для других организаций (b2b). Имеется следующая организационная структура в части поступления выручки в организацию:

• Директор
  • Руководитель отдела продаж
    • Менеджер 1
    • Менеджер 2
    • Менеджер 3
  • Руководитель отдела сопровождения
    • Менеджер 1
    • Менеджер 2

В 2021 году организация имеет итог по выручке:

Настройка расчета потенциала

Директор ставит цель на 2022 год — увеличить выручку в целом до 16 млн. руб (или на 25 %) и распределяет её по кварталам на руководителей подразделений:

• Отдел продаж — 11 000 000 руб.
  • из них плоттеры — 5 000 000 руб.
• Отдел сопровождения — 5 000 000 руб.
  • из них услуги — 2 000 000 руб.

• Руководители подразделений «спускают» свои квартальные цели на менеджеров уже помесячно.
• Менеджеры принимают цели «сверху» при необходимости уточняя их через внутренний чат с руководителем.
• После согласования целей каждый из менеджеров ежемесячно дополняет прогноз продаж с указанием конкретных клиентов, по которым менеджеры планируют выполнить продажи в текущем периоде прогнозирования.
• Менеджеры видят показатель плана + прогноза + факта на рабочем месте Мои продажи. Регулярно уточняют прогноз в АРМ «Планирование продаж».
• Руководитель анализирует план-прогноз-факт отчетом, при этом при достижении прогноза в размере 70 % и выше (т. е. понимания менеджерами- каким именно клиентам они прогнозируют выполнить продажи) план будет выполнен. При получении прогноза менее 70 % поставленный план продаж выполнен не будет.
• Руководитель, опираясь на динамику выполнения плана продаж, инициирует уточнение плана на текущий период и, возможно, на последующие.

Планирование по менеджерам

Ниже представлен наиболее простой вариант планирования продаж — постановка индивидуальных целей по конкретным менеджерам.

Включение возможности планирования продаж выполняется в разделе «Клиенты и продажи»:

Настройка расчета потенциала

Пользователь с доступной ролью «Планирование продаж» (или полными правами) создает Схему планов продаж, как показано на рисунке:

Схема планирования продаж сразу по менеджерам

Схема позволяет планировать продажи сразу на выбранных менеджеров с аналитикой по группе номенклатуры и клиентам. План указан на квартал, с прогнозированием помесячно. Это означает, что руководитель указывает цели для менеджеров в целом на квартал по группам номенклатуры. А менеджеры, принимая цели, дают прогноз по выполнению плана уже помесячно, указывая конкретных клиентов (когда последние уже известны). Схема обычно создается один раз и далее используется уже в планах.

В схеме планов продаж указывается:

• Уровни планирования продаж:
  • Подразделения,
  • Менеджеры.
• Аналитика, которая будет использоваться при планировании. На каждом из уровней планирования возможно задать до двух аналитик. Все вышестоящие аналитики автоматически назначаются нижестоящим уровням планирования.
• Периодичность планирования на каждом из уровней планирования.

Нижний уровень планирования является уровнем прогнозирования. Это означает, что на этом уровне менеджер должен будет указывать реальных клиентов, номенклатуру, по которым он планирует совершить продажи в ближайшем периоде.

Чаще всего схема планирования продаж используется единая для всех планов продаж.

Период прогнозирования рекомендуется выбирать равным средней длительности сделки. Например, если длительность сделки составляет 1-2 недели, то период прогнозирования нужно выбрать «Неделя».

Далее указываем уже сам план продаж:

План продаж на 3 кв.2022 г.

В плане продаж указывается:

1. Наименование, например, оптимистический план продаж на 2022 г.
2. Схема плана продаж.
3. Показатели:
• сумма,
• количество.
4. Период планирования — чаще всего может совпадать с периодичностью верхнего уровня в схеме выбранного плана продаж. Но может быть и больше.
5. Администраторы плана — пользователи, которые имеют право вводить планы верхнего уровня и просматривать планы всех уровней ниже в дальнейшем.

В нашем случае используем только показатель «Сумма» и указываем Администратора плана — пользователя, который сможет устанавливать цели для менеджеров в плане продаж. Период планирования — 3-й квартал 2022 г. При планировании на 4-й кв. 2022 г. будет использована та же схема, но указан другой период. Вся работа по планированию, согласованию плана участниками, а также по  прогнозированию планов выполняется в АРМе «Планирование продаж». Данный АРМ доступен для выбора на универсальном рабочем месте пользователя.

Для работы с планированием необходимо  пользователю выбрать план продаж. Программа автоматически проверит текущего пользователя на доступ к информации плана и отобразит план согласно этому доступу:

• Администратор плана получает доступ ко всему плану;
• Руководитель подразделения получает доступ к уровню плана, который соответствует его подразделению;
• Менеджер получает доступ к своему персональному плану.

Если пользователь не видит отображаемых данных в АРМе «Планирование продаж» по выбранному плану продаж — это означает, что данный пользователь не участвует ни в одной роли в выбранном плане продаж.

Администратор плана вводит план верхнего уровня и указывает аналитику. Указанная аналитика обязательна для всех нижестоящих уровней. Если аналитика не указана — на нижестоящих уровнях пользователи сами могут решать, какие значения аналитики заполнять.

Установка целей по менеджерам администратором плана

У пользователя план «сверху» отображается в левой части и он не доступен для редактирования. Отклонение от плана «сверху» отображается под табличной частью (слева). Руководитель подразделения назначает план на менеджеров. Для этого вводит данные справа, указывая конкретных менеджеров и показатели на них. До тех пор, пока цель сверху не будет выполнена полностью (или перевыполнена по общему итогу). Для сохранения плана нажимается команда Применить в АРМе планирования.

Менеджер видит план только по себе «сверху» от своего руководителя. Менеджер может согласиться с ним: для этого менеджер подтверждает цель, проставив флаг в тех строках плана, которые он принял на себя. По несогласованным строкам менеджер может запросить обсуждение у руководителя через внутренний чат.

Подтверждение и обсуждение своего плана с руководителем

Обсуждение во внутреннем чате становится доступным при подключении Системы взаимодействий. Окно обсуждения может не открыться автоматически, если чат ранее уже использовался и пользователь окно чата закрыл. Для отображения окна чата необходимо выбрать команду «Обсуждение»

В ходе обсуждения достигается согласие: при необходимости руководитель уточняет сумму, которая отражается у менеджера. Для того, чтобы план был согласован, менеджер должен принять все цели сверху от своего руководителя и нажать команду «Применить». Согласованные планы от менеджеров автоматически поднимаются вверх по иерархии подразделений. В случае, если у руководителя все менеджеры приняли планы — автоматически проставляется согласование планов подразделения «наверх». В случае согласования планов всеми участниками — менеджерами и руководителями подразделений — план автоматически считается согласованным и переходит в режим Прогнозирование.

Режим прогнозирования включается у всех участников плана. Это означает, что план закрыт для изменений и менеджеры по продажам (на самом нижнем уровне схемы планирования) могут вносить прогноз по своим планам.

Администратор плана может вносить изменения в план в состоянии прогнозирования в дальнейшем. Для этого необходимо добавить / удалить строку на верхнем уровне плана. При согласовании исполнителями всех новых / измененных строк плана, план переходит в состояние «Прогнозирование» автоматически.

Переход в прогнозирование по согласованным целям

После того, как все исполнители подтвердили цели, план продаж автоматически переходит в состояние «Прогнозирование». В этом состоянии менеджеры указывают на текущий период конкретных клиентов, по которым они планируют выполнить продажи. Прогнозировать продажи могут только менеджеры, т.к. только они чаще всего владеют информацией, какому конкретно клиенту и какую продукцию они планируют в ближайшее время отгружать. Обычно прогноз не покрывает всего плана. Но на практике имеется зависимость — при наличии прогноза на 70 % от плана и выше, считается, что итоговый план будет выполнен успешно в периоде прогнозирования.

По мере заполнения прогноза продаж, руководитель в оперативном режиме видит, насколько прогноз соответствует плану (а значит есть конкретные сделки по клиентам).

Заполнение прогноза продаж на июль 2022 г. от менеджера

План, Прогноз и выполнение плана (Факт) на текущий период отображается у менеджера на рабочем столе «Мои продажи»- отдельный виджет по количеству и отдельный виджет по сумме:

Мои продажи

Руководитель может анализировать данные по выполнению плана продаж с помощью отчета «Анализ планов продаж» (открывается также, как расшифровка виджета):

Отчет Анализ планов продаж

Источник